Hoe AI projectplanning en projectbeheersing verandert

Uit alle presentaties kwam één duidelijke conclusie naar voren: projectplanning verschuift van statische planningen en rapportages die achteraf inzicht geven, naar een meer dynamische en voorspellende aanpak. Dankzij AI kunnen projectteams vooruitkijken, risico’s eerder identificeren en plannen tijdig aanpassen wanneer omstandigheden veranderen.

Van planningen naar voorspellende intelligentie

Het webinar richtte zich allereerst op een bekend vraagstuk binnen projecten: onzekerheid. Traditionele projectplanningen laten zien wat er zou moeten gebeuren, maar bieden vaak onvoldoende inzicht in wat er waarschijnlijk daadwerkelijk gaat gebeuren.

nPlan liet zien hoe hun AI-platform dit probleem aanpakt. Het systeem is getraind op een omvangrijke verzameling historische projectplanningen. Door te leren van de daadwerkelijke prestaties van duizenden projecten kan de AI een actuele planning analyseren en toekomstige uitkomsten voorspellen.

Hierdoor krijgen projectteams beter inzicht in:

• De verwachte doorlooptijd van een project;
• De belangrijkste planningsrisico’s;
• Welke activiteiten mogelijk tot vertragingen leiden.

Het doel van nPlan is niet om bestaande planningssoftware te vervangen. In plaats daarvan voegt het platform een extra laag van intelligentie toe aan bestaande tools. Een voorbeeld hiervan is Schedule Studio, een online oplossing die op basis van documenten zoals scopebeschrijvingen of aanbestedingsteksten automatisch een volledige projectplanning kan genereren. Waar dit proces normaal gesproken dagen of zelfs weken in beslag neemt, kan het nu binnen enkele uren worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen projectteams zich eerder richten op risicoanalyse, de optimale volgorde van werkzaamheden en besluitvorming.

Honderden scenario's verkennen

Waar nPlan zich richt op het voorspellen van projectuitkomsten, focust Alice Technologies op het vinden van betere manieren om projecten uit te voeren.

Bij veel projecten wordt aan het begin één uitvoeringsplan opgesteld. Er is vaak onvoldoende tijd om alternatieve scenario’s grondig te onderzoeken. Alice zet AI in om dit proces fundamenteel te veranderen. Het platform kan honderden, en soms zelfs duizenden, mogelijke uitvoeringsscenario’s analyseren door de volgorde van werkzaamheden, de inzet van middelen en tijdsbeperkingen te variëren.

Deze aanpak, bekend als optioneering, stelt projectteams in staat verschillende alternatieven met elkaar te vergelijken, in plaats van zich vroegtijdig vast te leggen op één plan. Wanneer een project achterloopt op schema, kan Alice bovendien inzichtelijk maken welke activiteiten versneld kunnen worden om verloren tijd tegen de laagst mogelijke kosten in te halen.

Het platform ondersteunt besluitvorming met duidelijke visuele hulpmiddelen. Mogelijke oplossingen worden bijvoorbeeld weergegeven in grafieken waarin tijd en kosten met elkaar worden vergeleken. Daarnaast kunnen planningen worden gevisualiseerd op eenvoudige project- of terreinoverzichten. Dit maakt de informatie toegankelijker voor managers en stakeholders die geen specialistische kennis van planningstechnieken hebben.

Data, mensen en besluitvorming

De derde presentatie werd verzorgd door Nodes & Links en richtte zich op een belangrijk thema binnen projectbeheersing: communicatie en inzicht.

Binnen veel organisaties is projectinformatie verspreid over verschillende systemen. Planningen, risicoanalyses, rapportages en prognoses bestaan vaak naast elkaar, terwijl slechts een beperkte groep specialisten het volledige overzicht heeft. Nodes & Links brengt deze informatie samen via de projectplanning en maakt deze toegankelijk voor zowel technische als niet-technische gebruikers.

Het platform ondersteunt verschillende prognosemethoden, variërend van eenvoudige productiviteitsprognoses tot geavanceerde analyses van planningsrisico’s. AI helpt hierbij niet alleen om data te analyseren, maar ook om de resultaten in begrijpelijke taal toe te lichten.

Een belangrijk uitgangspunt voor Nodes & Links is vertrouwen. Alle door AI gegenereerde inzichten kunnen worden herleid naar de onderliggende projectdata. Gebruikers kunnen zien waarop conclusies zijn gebaseerd en deze zelfstandig valideren. Dit verkleint het risico op onjuiste of misleidende AI-uitkomsten en draagt bij aan weloverwogen besluitvorming.

Gemeenschappelijke thema's: beheersing, transparantie en vertrouwen

Tijdens de afsluitende discussie kwamen verschillende overeenkomsten tussen de drie oplossingen naar voren. Hoewel de technologieën verschillen, waren alle sprekers het over één punt eens: de mens blijft aan het stuur.

Gebruikers bepalen de uitgangspunten, randvoorwaarden en spelregels. AI ondersteunt het besluitvormingsproces, maar neemt de verantwoordelijkheid niet over.

Ook het gebruik van data vormde een belangrijk gespreksonderwerp. De oplossingen zijn gebaseerd op daadwerkelijke projectdata en houden rekening met vertrouwelijkheid en eigenaarschap van gegevens. Sommige systemen leren van een wereldwijde verzameling projectervaringen, terwijl andere uitsluitend gebruikmaken van de eigen projectportfolio van een organisatie. In alle gevallen staan context, datakwaliteit en data-eigenaarschap centraal.

Een kantelpunt voor projectmanagement

Gezamenlijk maakten de presentaties duidelijk hoe snel projectplanning en projectbeheersing zich ontwikkelen. AI maakt het vandaag al mogelijk om sneller planningen op te stellen, nauwkeurigere prognoses te maken, risico’s eerder te signaleren en beter onderbouwde keuzes te maken.

Voor bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor grote en complexe projecten is dit een belangrijke ontwikkeling. AI-gedreven plannings- en projectcontroltools bevinden zich niet langer in een experimentele fase. Ze ontwikkelen zich snel tot praktische hulpmiddelen die de voorspelbaarheid vergroten, verrassingen verminderen en betere investeringsbeslissingen ondersteunen.

Naarmate projecten complexer worden, kunnen organisaties die deze technologieën vroegtijdig omarmen een duidelijke voorsprong opbouwen. Door eerder inzicht te krijgen in risico’s en kansen, kunnen betere beslissingen worden genomen nog voordat de uitvoering daadwerkelijk van start gaat.

Vervolgwebinars

DACE bouwt voort op deze ontwikkeling met een reeks verdiepende webinars in samenwerking met zowel nPlan als Nodes & Links. Tijdens deze sessies wordt dieper ingegaan op de AI-mogelijkheden van beide platforms en is er ruimte voor meer interactie, verdieping en vragen vanuit een kleinere en betrokken doelgroep.

De eerste webinars staan gepland voor begin juni en begin juli. Nu AI het vakgebied van project controls in hoog tempo verandert, blijft DACE zich inzetten om voorop te lopen in deze ontwikkeling. Door kennis te delen, discussie te stimuleren en relevante inzichten samen te brengen, ondersteunt DACE haar leden bij het begrijpen, toepassen en benutten van deze snel evoluerende technologieën. Houd voor de vervolgsessies onze communicatie in de gaten.