Verslag DACE webinar 18 maart a.s.: "Value- en Cost Engineering 2.0: Samen sterker"

Onderwerp van dat gesprek was de ontwikkeling van cost en value engineering als separate vakgebieden naar een integrale methode. Het publiek kon deelnemen aan het gesprek door middel van het stellen van vragen en ook werd tweemaal een poll gehouden om de mening van het publiek te peilen.

DACE-bestuurder Jacqueline Schlagwein opende het webinar en gaf een overzicht van de dit jaar geplande cursussen. Ondanks corona werd iedereen aangemoedigd om zich te melden voor de cursussen. Hoe en of de cursussen doorgang vinden zal daarbij afhangen van de belangstelling en de richtlijnen van de overheid.

Daarnaast is het DACE-bestuur druk bezig met het voorbereiden van het ICEC World Congress in De Doelen in Rotterdam in 2022. Dat congres zal in hybride vorm worden gehouden. Voor de deelnemers uit bijvoorbeeld de Europese landen zal fysieke aanwezigheid mogelijk zijn, daarnaast zullen ook onlinemogelijkheden worden geïntroduceerd. Voor vanmiddag was ook een nieuwe vorm gekozen wat betreft de contactbijeenkomst: het rondetafelgesprek. Daarvoor schakelde Jacqueline over naar de studio in Nijkerk.

Versie 1.0, 1.5 en 2.0?

Het gesprek werd geleid door Bart Schalkwijk van Witteveen+Bos en verder zaten om de tafel Thera de Kramer van AddendoValue, Niels Vlieg van Schiphol Group en Martijn Gesink van Kodos. Bart gaf de grote lijn van het gesprek van vanmiddag aan, startend met Cost Engineering 1.0 en Value Engineering 1.0 als separate disciplines; vervolgens doorstekend naar Cost en Value Engineering 1.5, een mix zoals nu al toegepast bij de Schiphol Group. Tenslotte zou het vergezicht van Cost en Value Engineering 2.0 worden bediscussieerd.

Martin trapte af met een korte toelichting van wat Cost Engineering 1.0 is. Traditioneel betekent dat allereerst het inrichten van een beheerst proces bij het bepalen van het projectbudget en de haalbaarheid van de business case. Tijdens het verdere proces is goede bewaking van kaders als scope, tijd, geld en risico’s van belang, dat wil zeggen voortdurend spiegelen van scope en raming. Om meer zekerheden te creëren en onderbouwde besluiten te kunnen nemen is regelmatige analyse van investeringen en ontwikkelingen noodzakelijk.

Vervolgens lichtte Thera toe wat Value Engineering 1.0 is. Vanmiddag focuste ze op twee begrippen uit de definitie van value engineering: waarde en functies. Waarde is in formulevorm: PRESTATIE/KOSTEN, ofwel een balans van de wenselijke behoefte versus de op te offeren middelen. Om dit toe te lichten paste Thera dit toe op een specifiek product: waterbidons. Die zijn ooit op de markt gekomen met doel om de afvalberg van bijvoorbeeld plastic bekers te verkleinen. Via de kenmerkende ‘waarom?-vragen’ uit de functieanalyse werd de functie duidelijk, via de ‘hoe?-vragen’ kwam Thera in eerste instantie op een eenvoudige bidon van circa € 2. Maar met nog wat extra ‘als?-vragen’ kwam een ergonomische bidon van € 8 tevoorschijn om het drinken te vereenvoudigen en de bekende dopper met geïntegreerde beker van € 12,50 om het drinken te veraangenamen. Zo kan de balans worden gevonden tussen de functies die worden geboden versus de prijs die moet worden betaald. Thera sloot af met een foto van haar keuken waar een flink aantal van alle typen bidons bij elkaar stonden, dus of nu echt de afvalberg vermindert, is weer een andere vraag. Op een vraag uit het publiek wat de link is met cost engineering, gaf Thera aan dat de ene helft in de definitie van waarde de kosten zijn, waarmee dat verband direct duidelijk werd. De andere helft is de gewenste functie, dus naar aanleiding van een andere vraag uit de zaal, voorkomt die helft een eenzijdige gerichtheid op ‘goedkoop maken’.

Sleutels

Op een vraag aan luisteraars of men zich meer cost engineer, value engineer of beiden voelde, antwoordde bijna 20% dat ze beide kwaliteiten in zich hadden. Dat verheugde de gesprekspartners. Op de vraag aan de drie deskundigen aan tafel of iedere cost en value engineer hetzelfde is, werd geantwoord dat binnen die groepen zeker wel gradaties zijn. Je hebt cost engineers die de gespecialiseerd zijn in de calculatie van bepaalde onderdelen en mensen die het geheel overzien. Hetzelfde geldt voor de value engineer, sommige zijn heel gericht op de inhoud, andere op de dynamiek in het proces. Alle typen zijn nodig en niet alle kwaliteiten zijn altijd in één persoon te vatten. Het gaat er om dat een organisatie wordt ingericht waar alle kwaliteiten aanwezig zijn of ingehuurd worden waar nodig.

Na dit intermezzo lichtte Niels toe wat Cost en Value Engineering 1.5 toegepast op Schiphol betekent. Twee begrippen staan daarbij centraal: planstabiliteit en waarde voor geld. Planstabiliteit betreft het verkrijgen van zekerheid dat de geschatte raming 5 ton in de planfase van een project, niet te veel zal afwijken van de uiteindelijke kosten bij oplevering. Daarom richt Schiphol zich al tijdens de planfase op helderheid in scope, in dialoog met betrokken stakeholders. Schiphol kan zijn geld ook maar één keer uitgeven en wil die projecten doen die het meeste waarde opleveren. Om dat te doen worden value engineering technieken ingezet.

Als voorbeeld noemt Niels de vraag die kwam om de sleutels van de vele technische ruimten op Schiphol te vervangen. Allerlei vragen die de kosten enorm kunnen beïnvloeden werden in de planfase al aangekaart, bijvoorbeeld of er gewerkt moet worden met key cards, of er centraal toezicht op moet zijn, of de buitendeur van de technische ruimte en de binnen opgestelde kasten dezelfde sleutel moeten hebben. Zo wordt planstabiliteit gecreëerd. Zo wordt ook voorkomen dat met een rammelende scope wordt begonnen en dat opmerkingen achteraf na oplevering komen als ‘zo hadden wij het niet bedoeld’.

Dit vereist een andere manier van denken voor de traditionele cost engineers en mensen moeten leren om met de manier van denken bij value engineering om te gaan. Dat kost ook enige tijd, zo gaf Niels aan.

Op een vraag uit het publiek hoe is te voorkomen dat schattingen hun eigen leven gaan leiden, gaf Martijn aan dat altijd met een gedefinieerde referentiescope wordt gewerkt waar een raming bij hoort. Referentiescope en raming kunnen op zeker moment weer geactualiseerd worden als er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden. Die referentie is waar uitspraken over gedaan kunnen worden. Waak ervoor om zo maar tussendoor bedragen te noemen, zo waarschuwde Niels. Thera gaf aan dat in Value Engineering studies ook met percentages in plaats van euro’s kan worden gewerkt.

Op weg naar integratie

Om ten slotte de weg naar integratie in Cost en Value management 2.0 toe te lichten was door de deskundigen aan tafel een ‘praatplaat’ voorbereid, met een mix aan procesmatige en technische maatregelen. Martijn noemde de big-dataontwikkeling, die betere mogelijkheden geeft om trends te signaleren en de betrouwbarheid van de ramingen te verhogen. Thera noemde Agile Thinking die procesmogelijkheden geeft om sneller en flexibeler op veranderingen te reageren. Andere ontwikkeling is Integrated Cost Engineering met bijvoorbeeld alle mogelijkheden die zaken als BIM 3D, 4D en verder bieden. Ook Rapid Prototyping kan van nut zijn, met zijn mogelijkheid om zonder kostbare simulaties of 3D modellen en zonder 100% exact te willen zijn, al snel inzicht te geven, bijvoorbeeld met een kartonnen mockup. Niels noemde de Circulaire Economie, waarbij de kosten niet alleen worden uitgedrukt in termen van euro’s maar bijvoorbeeld in milieubelasting of een BCI-score. Verder is er de mogelijkheid om steeds beter inzicht te krijgen in de balans tussen behoefte en middelen, iets wat op veel meer gebieden toegepast kan worden. Deze zaken zijn niet uitputtend en om die reden zijn er in de praatplaat ook een aantal lege bolletjes opgenomen, verder in te vullen door het publiek.

Om al die ontwikkelingen gedurende het projectproces goed uit te nutten wordt voorgesteld om een soort Cost-Value Gatekeeper aan te stellen die met zijn of haar kennis alle middelen op het juiste moment kan inzetten. Of dit nu een value engineering onderzoek betreft ergens in het ontwerpproces of rapid prototyping. Of alle middelen nodig zijn, verschilt per project, maar het is goed om de gereedschapskist te kennen en scherp te zijn waar de middelen ingezet kunnen worden. Martijn gaf als toelichting aan dat in het geval van de gedetailleerde bestekken zoals bekend in de GWW de vraag wat de klant nu eigenlijk wil niet zo relevant is. Daarentegen zo repliceerde Thera, de jongere generatie stelt steeds meer de vraag naar de waarde van zaken. Van de CE en VE engineer vraagt dit traject naar integratie de wil om zelf te leren en te zoeken. De een zal meer zoeken in de technische kant zoals big data, de andere meer in processen als Agile. Vanuit dat leren kennen van dit nieuwe gedachtengoed, kan voor iedere persoon een groeitraject worden ingezet.

In de tweede poll die werd uitgezet bij de luisteraars werd gesteld dat cost en value engineer expertise niet in één persoon samengaan.  83% gaf aan het daarmee niet eens te zijn. De zaal had derhalve een optimistische kijk op wat mensen allemaal kunnen. Thera nuanceerde nog wel dat in value engineering sessies het combineren van die twee rollen van cost en value engineer wel lastig kan zijn; de groep weet op zeker moment niet meer wie je bent.

Als afsluiter vroeg Bart nog aan de deelnemers wat ze meenemen van dit rondetafelgesprek. Thera gaf aan dat ze het fantastisch vindt dat zoveel mensen met dit onderwerp bezig zijn. Martijn vond dat deze aanpak het werk van de cost engineer zoveel breder maakt; niet iedereen zal een groep willen begeleiden om de waarde van een project te bepalen maar onbewust wordt al veel gedaan. Niels was vooral blij met de uitslagen van de polls: 20% van de aanwezigen die beiden expertises al combineert en 83% die vindt dat beide expertises in één persoon samengaan. Dat kan het vliegwiel zijn om deze verandering naar 2.0 op gang te brengen.